Поэтапный запуск 1С:ЭДО - бесплатное включение модуля электронного документооборота в состав сервиса "1С:Звіт"

Поэтапный запуск 1С:ЭДО - бесплатное включение модуля электронного документооборота в состав сервиса "1С:Звіт"

С 1 января 2015 года все плательщики НДС перешли на электронный обмен налоговыми документами, уйдя от необходимости распечатывать и выдавать (отправлять по почте) бумажные копии налоговых документов своим контрагентам. В сервисе "1С:Звіт" были своевременно реализованы регистрация налоговых документов в Едином реестре налоговых накладных и обмен налоговыми документами с контрагентами. Предприятия (особенно те, которые имеют большой документооборот) сразу ощутили большие выгоды электронного документооборота – экономию времени и средств.

С ростом популярности сервиса "1С:Звіт" к нам стали поступать пожелания от пользователей и партнеров о реализации электронного обмена между контрагентами, а также загрузку и выгрузку в программы "1С:Предприятие" не только законодательно утвержденных налоговых документов, но и других первичных документов (счетов, товарных накладных, актов выполненных работ и т.д.).

В начале 2016 года была анонсирована разработка нового сервиса электронного документооборота "1С:ЭДО" и его выпуск до конца 2016 года.

Настощим письмом сообщаем пользователям и партнерам о завершении разработки модуля "1С:ЭДО" и поэтапном запуске сервиса в эксплуатацию.

Выпуск и использование модуля документооборота

На первом этапе запуска сервиса "1С:ЭДО" в эксплуатацию, который начинается с 10 января 2017 года, в состав сервиса "1С:Звіт" будет бесплатно включен модуль электронного документооборота. Таким образом все пользователи сервиса "1С:Звіт", имеющие действующую подписку на сервис, бесплатно получат модуль электронного документооборота на срок подписки на сервис "1С:Звіт", но не больше, чем дата окончания первого этапа запуска сервиса "1С:ЭДО" (ориентировочно до 30 апреля 2017 года). Если у пользователя "1С:Звіт" оформлен сетевой доступ, то и модуль электронного документооборота будет работать в сетевом режиме.

Начиная с релиза 01.00.263 в состав сервиса "1С:Звіт" будет включен модуль электронного документооборота, позволяющий обмениваться с контрагентами первичными документами, такими как счет, товарная накладная, акт выполненных работ. Таким образом, все пользователи сервиса "1С:Звіт" смогут получать счета/акты в электронном виде от таких компаний, как ПАО "Укртелеком", ЧАО "Киевстар", предприятия водоканала и др. Обмен первичными документами возможен с контрагентами, использующими "1С:Звіт", а также программы M.E.Doc и Сота.

В январе 2017 года в очередной релиз 1С:Бухгалтерии 8 для Украины (редакция 1.2) будет добавлена интеграция с модулем электронного документооборота для автоматической прямой загрузки/выгрузки счетов. В дальнейшем список первичных документов доступных для загрузки/выгрузки и типовых конфигураций, в которых будет реализован обмен, будет дополняться.

На втором этапе запуска сервиса "1С:ЭДО" в эксплуатацию, который планируется начать с 1 мая 2017 года, электронный документооборот будет выделен в отдельный модуль, который будет тесно интегрирован с типовыми конфигурациями "1С:Предприятия" (версий 8 и 7.7). На этом этапе бесплатное использование сервиса электронного документооборота в сервисе "1С:Звіт" будет отключено, а сервис "1С:ЭДО" станет платным. Пользователи "1С:Звіт", приобретая продукт 1С:ЭДО, получат интегрированную систему электронной отчетности и документооборота с единым интерфейсом.

Перед началом работы

Ознакомьтесь с правовыми аспектами использования электронного документооборота, приведенными в Приложении к данному информационному письму.

Рекомендуем пользователям добавить в договора со своими контрагентами пункт о новой схеме обмена первичными документами с такой формулировкой:

"Стороны соглашаются, что счета, акты и накладные за услуги или товары, полученные по настоящему Договору, будут предоставлены исключительно в электронном виде, составлены согласно действующему законодательству об электронных документах, электронном документообороте и электронной цифровой подписи, с заполнением всех обязательных реквизитов и наложением электронной цифровой подписи уполномоченного лица и печати".

Если договор был подписан ранее, то рекомендуется внести указанные изменения, подписав дополнительное соглашение.

После обновления сервиса "1С:Звіт" до релиза, указанного в разделе "Выпуск и использование модуля документооборота", все первичные электронные документы будут храниться в "Реєстрі первинних документів". В этом реестре можно создавать документы, сортировать, подписывать и отправлять контрагентам.

Возможности модуля электронного документооборота

  • прямая интеграция (загрузка/выгрузка документов) с конфигурациями на платформе "1С:Предприятие" (версий 8 и 7.7) без необходимости использования промежуточных файлов и дополнительных обработок (с 01.05.2017 г.);
  • пакетная работа с документами;
  • подпись, шифрование и отправка документов контрагентам-пользователям, использующим сервис "1С:Звіт", а также программы M.E.Doc и Сота, по прямому соединению либо по почтовому соединению через транзитный сервер СДО (сервер документооборота);
  • работа со всеми основными акредитованными центрами сертификации ключей электронно-цифровой подписи (АЦСК ЭЦП), в том числе, с бесплатными ключами ЭЦП от Государственной Фискальной Службы Украины.

Преимущества модуля электронного документооборота

  • надежность и уверенность в подлинности документа – документ шифруется и подписывается ЭЦП;
  • контроль процесса обмена электронными документами на всех этапах – отображение статусов прохождения электронного документа в интерфейсе модуля;
  • экономия средств (бумага, картриджи для принтера, почтовые марки и конверты, услуги курьера, пространство для архива);
  • повышение эффективности бизнес-процессов за счет сокращения времени на обмен документами;
  • простота и удобство в использовании – вы работаете в привычном интерфейсе сервиса "1С:Звіт".

Приложение

Правовые аспекты использования электронного документооборота

Действующим законодательством Украины предусмотрено создание и обмен первичными документами в электронном виде. Оформление таких документов регламентируют следующие законодательные акты:

Законы Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" (далее - Закон №851) и "Об электронной цифровой подписи" устанавливают основные организационно-правовые основы электронного документооборота, использование электронных документов, правовой статус электронной цифровой подписи и регулируют отношения в сфере использования электронной цифровой подписи.

Статьей 207 Гражданского кодекса Украины определено, что "сделка считается совершенной в письменной форме, если ее содержание зафиксировано в одном или нескольких документах (в том числе электронных), в письмах, телеграммах, которыми обменялись стороны". Использование при совершении сделок электронной подписи допускается в случаях, установленных законом.

Статьей 5 Закона №851 определено, что электронный документ - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

Так, в соответствии со статьей 6 Закона №851, электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, который используется для идентификации автора и/или подписанта электронного документа другими субъектами электронного документооборота.

Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа.

Статьей 14 Закона №851 установлено, что электронный документооборот осуществляется в соответствии с законодательством Украины или на основании договоров, определяющих взаимоотношения субъектов электронного документооборота. Использование электронного документа в гражданских отношениях осуществляется согласно общим требованиям совершения сделок, установленными гражданским законодательством.

В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" (далее - Закон №996), первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь обязательные реквизиты, определенные этим пунктом, в частности, должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления и личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

При этом, пунктом 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года №88, зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 5 июня1995 г. под №168/704, установлено, что первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

В то же время, пунктом 3 Порядка применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 28 октября2004 г. №1452, органы государственной власти применяют электронную цифровую подпись для совершения сделок с участием других юридических и физических лиц только при наличии у них усиленных сертификатов открытых ключей.

То есть, органы государственной фискальной службы Украины могут заключать договоры, определяющие их взаимоотношения в сфере электронного документооборота, в частности, признание электронной цифровой подписи налогоплательщиков или должностных лиц налогоплательщиков, только при условии использования ими усиленных сертификатов открытых ключей.

Пунктом 6 статьи 9 Закона №996 установлено, что, в случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации, предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.

В то же время, пунктом 85.2 статьи 85 Налогового кодекса Украины (далее - НКУ) определено, что налогоплательщик обязан предоставить должностным (служебным) лицам контролирующих органов в полном объеме все документы, принадлежащие или связанные с предметом проверки. Такая обязанность возникает у налогоплательщика после начала проверки.

Кроме того, пунктом 85.8 статьи 85 НКУ установлено, что должностное (служебное) лицо контролирующего органа, проводящее проверку, в случаях, предусмотренных настоящим НКУ, вправе получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки . Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии).

Аналогично, пунктом 85.4 статьи 85 НКУ установлено, что при проведении проверок должностные лица контролирующего органа имеют право получать от налогоплательщиков надлежащим образом заверенные копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения , неуплате налогов, сборов (обязательных платежей), нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы.

Согласно статье 12 Закона №851 проверка целостности электронного документа проводится путем проверки электронной цифровой подписи.

Абзацем шестым статьи 7 Закона №851 определено, что копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, которое заверено в порядке, установленном законодательством.

Порядок заверения наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени, утвержден постановлением Кабинета министров Украины от 26 мая 2004 года № 680.

Учитывая изложенное, контрагенты могут осуществлять ведение в электронном виде документов по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (представление их в орган государственной фискальной службы, в частности, при проведении проверки) при условии соблюдения налогоплательщиком требований, определенных законодательством, а именно:

  • такие документы будут подписываться электронной цифровой подписью, усиленный сертификат которого предоставлено налогоплательщиком в орган государственной фискальной службы в соответствии с договором о признании электронных документов, заключенного с органом государственной фискальной службы;
  • при проведении проверок должностные лица органа государственной фискальной службы будут получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки.

Следует отметить, что пунктом 44.1 НКУ установлено, что для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными абзацем первым настоящего пункта.

То есть, невыполнение налогоплательщиком указанных в законодательстве требований к первичным документам и другим документам, связанным с исчислением и уплатой налогов и сборов, которые ведутся в электронном виде, необходимых для их признания контролирующими органами, является основанием для непризнания их подтверждающими документами такими органами.


Возврат к списку