Запуск сервиса "1С:ЭДО" в коммерческую эксплуатацию

Запуск сервиса "1С:ЭДО" в коммерческую эксплуатацию

В информационном письме № 2016-1041 от 30.12.2016 г. было объявлено о поэтапном запуске сервиса "1С:ЭДО": для всех пользователей сервиса "1С:Звіт" был бесплатно добавлен электронный документооборот первичными документами с контрагентами. Многие пользователи сервиса "1С:Звіт" начали  получать счета/акты в электронном виде от таких компаний, как ПАО "Укртелеком", ЧАО "Киевстар", предприятия водоканала и др., а также начали обмен первичными документами со своими контрагентами, использующими сервис "1С:Звіт", M.E.Doc и Сота.

Настоящим письмом мы сообщаем о выделении электронного документооборота в отдельный сервис "1С:ЭДО" и начале его коммерческого распространения с 1 мая 2017 года.

"1С:ЭДО" – это сервис 1С:ИТС для пользователей программных продуктов "1С:Предприятие", с помощью которого можно обмениваться любыми электронными документами со своими контрагентами. Тесная интеграция сервиса "1С:ЭДО" с типовыми конфигурациями "1С:Предприятия" позволяет обмениваться между контрагентами счетами, актами выполненных работ и товарными накладными непосредственно из конфигураций "1С:Предприятие" без создания внешних файлов.

Сервис "1С:ЭДО" предоставляет следующие возможности:

  • создание документов по существующим шаблонам непосредственно в сервисе "1С:ЭДО";
  • выгрузка счетов, актов выполненных работ и товарных накладных из типовых конфигураций "1С:Предприятие" в сервис "1С:ЭДО" нажатием одной кнопки без использования промежуточных файлов и дополнительных обработок (прямая интеграция);
  • подписание, шифрование и отправка документов контрагентам-пользователям, использующим сервис "1С:ЭДО", а также программы M.E.Doc и Сота, по прямому соединению или по почтовому соединению через транзитный сервер СДО (сервер документооборота), или средствами электронной почты;
  • получение от своих контрагентов, использующих сервис "1С:ЭДО" или программы M.E.Doc и Сота, электронных документов;
  • загрузка из сервиса "1С:ЭДО" в типовые конфигурации "1С:Предприятие" счетов, актов выполненных работ и товарных накладных нажатием одной кнопки без использования промежуточных файлов и дополнительных обработок (прямая интеграция).

Сервис "1С:ЭДО" позволит сэкономить время и средства, уйдя от необходимости распечатывать и выдавать (отправлять по почте) бумажные копии бухгалтерских документов своим контрагентам.

Обращаем внимание, что с 01.05.2017 г. в сервисе "1С:Звіт" будет отключено бесплатное использование сервиса электронного документооборота за исключением обмена налоговыми документами, который по прежнему остается доступным в сервисе "1С:Звіт".

Стоимость договоров на сервис "1С:ЭДО"

С 27.04.2017 г. можно приобрести следующие договора на сервис "1С:ЭДО":

 Вид договора

Рекоменд. розничная цена, грн. с НДС 20%

1С:ЭДО. Основное подключение (стоимость за 1 месяц)

51

1С:ЭДО. Дополнительное подключение (стоимость за 1 месяц)

51

Переход на сетевое использование сервиса "1С:Звіт" или "1С:ЭДО"
(разовый платеж, для каждого предприятия)

360

Условия оформления договоров на сервис "1С:ЭДО"

Договор на сервис "1С:ЭДО" может оформить любой пользователь основной поставки "1С:Предприятия", зарегистрировавший ее у правообладателя.

На один регистрационный номер основной поставки "1С:Предприятия" можно оформить только один договор "1С:ЭДО. Основное подключение". При оформлении договора на сервис "1С:ЭДО" необходимо обязательно указать регистрационный номер основной поставки "1С:Предприятие" и код (ЕГРПОУ или ГРФЛ) пользователя.

При необходимости подключения нескольких организаций к сервису "1С:ЭДО", учет для которых ведется при помощи одной основной поставки, следует оформить договор "1С:ЭДО. Дополнительное подключение". Он может быть оформлен только в дополнение к договору "1С:ЭДО. Основное подключение" и только на срок до окончания действия основного договора. Стоимость оплати рассчитывается исходя из оставшегося срока действия основного договора и стоимости договора "1С:ЭДО. Дополнительное подключение" на 1 месяц.

Для оформления договора пользователям рекомендуем обращаться в Центры сопровождения или к сертифицированным сервисным партнерам (http://1c.ua/firm/partner/service/), а также к другим партнерам 1С:Франчайзи (http://1c.ua/firm/partner/franch/).

Пользователи сервиса "1С:Звіт", приобретая доступ к сервису "1С:ЭДО", получают интегрированную систему электронной отчетности и документооборота с единым интерфейсом.

Особенности оформления договоров на сервис "1С:ЭДО"

  1. Основной договор на сервис "1С:ЭДО" может быть оформлен на срок от 1 до 12 месяцев.
  2. При наличии у пользователя доступа к сервису "1С:Звіт", рекомендуем первый раз оформить доступ к сервису "1С:ЭДО" на срок до окончания действия сервиса "1С:Звіт". В дальнейшем, рекомендуем продлевать оба сервиса на одинаковый срок для упрощения администрирования.
  3. Договор "1С:ЭДО. Дополнительное подключение" может быть оформлен только в дополнение к договору "1С:ЭДО. Основное подключение" и только на срок до окончания действия договора "1С:ЭДО. Основное подключение". В случае, если при подаче заявки на оформление данного договора будет указан период меньше или больше оставшегося периода основного договора, то срок договора на дополнительное подключение к сервису "1С:ЭДО" будет автоматически приведен в соответствие с периодом основного договора и стоимость будет рассчитана исходя из откорректированного срока.
    Например, если срок основного договора заканчивается через 6 месяцев, а в заявке указано значение 5 или 7 месяцев, то при регистрации срок действия "1С:ЭДО. Дополнительное подключение" будет автоматически изменен на 6 месяцев.
  4. Стоимость договора на текущий месяц остается неизменной вне зависимости от даты оформления договора.
  5. При наличии у пользователя сетевого доступа к сервису "1С:Звіт" повторно приобретать переход на сетевое использование для сервиса "1С:ЭДО" не нужно – при активации "1С:ЭДО" сервис сразу будет работать в сетевом режиме.

Интеграция сервиса 1С:ЭДО с типовыми конфигурациями "1С:Предприятия"

На дату начала коммерческого использования сервиса "1С:ЭДО" полная интеграция будет реализована в нижеприведенных типовые конфигурации:

  • 1С:Бухгалтерия 8 для Украины, редакция 1.2, начиная с версии 1.2.41;
  • 1С:Предприятие 8. Управление торговым предприятием для Украины, редакция 1.2, начиная с версии 1.2.42.

В дальнейшем список конфигураций, поддерживающих интеграцию с сервисом "1С:ЭДО", будет расширяться.

Сервисное обслуживание

Сервисное обслуживание сервиса "1С:ЭДО" осуществляется в период действия договора обслуживающей компанией, а также линией консультаций компании "1С-СЭД":

Обновление сервиса "1С:ЭДО" и средств интеграции сервиса с "1С:Предприятием" выполняются раздельно.

Сервис "1С:ЭДО" можно обновить двумя способами:

  • Способ 1. Программа с определенной периодичностью автоматически проверяет наличие обновлений на сайте http://www.1c-sed.com.ua. Запустить поиск обновлений также можно вручную в программе из меню "Сервіс" - "Оновити програму".
  • Способ 2. Пользователь самостоятельно может скачать актуальное обновление с сайта http://1c-sed.com.ua/texts.php?idd=16, а затем установить его.

Во всех перечисленных способах при запуске обновления, все действия по установке выполняются автоматически.

Обновление средств интеграции сервиса "1С:ЭДО" с типовыми конфигурациями "1С:Предприятия" осуществляется в виде выпуска обновлений типовых конфигураций. Новые обновления предоставляются пользователям через сервис "1С:Обновление программ" (https://portal.1c.eu/applications/4/).

Перед началом работы

Ознакомьтесь с правовыми аспектами использования электронного документооборота, приведенными в Приложении к данному информационному письму.

Рекомендуем пользователям добавить в договора со своими контрагентами пункт о новой схеме обмена первичными документами с такой формулировкой:

"Стороны соглашаются, что счета, акты и накладные за услуги или товары, полученные по настоящему Договору, будут предоставлены исключительно в электронном виде, составлены согласно действующему законодательству об электронных документах, электронном документообороте и электронной цифровой подписи, с заполнением всех обязательных реквизитов и наложением электронной цифровой подписи уполномоченного лица и печати".

Если договор был подписан ранее, то рекомендуется внести указанные изменения, подписав дополнительное соглашение.


Приложение

Правовые аспекты использования электронного документооборота

Действующим законодательством Украины предусмотрено создание и обмен первичными документами в электронном виде. Оформление таких документов регламентируют следующие законодательные акты:

Законы Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" (далее – Закон №851) и "Об электронной цифровой подписи" устанавливают основные организационно-правовые основы электронного документооборота, использование электронных документов, правовой статус электронной цифровой подписи и регулируют отношения в сфере использования электронной цифровой подписи.

Статьей 207 Гражданского кодекса Украины определено, что "сделка считается совершенной в письменной форме, если ее содержание зафиксировано в одном или нескольких документах (в том числе электронных), в письмах, телеграммах, которыми обменялись стороны". Использование при совершении сделок электронной подписи допускается в случаях, установленных законом.

Статьей 5 Закона №851 определено, что электронный документ – документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

Так, в соответствии со статьей 6 Закона №851, электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, который используется для идентификации автора и/или подписанта электронного документа другими субъектами электронного документооборота.

Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа.

Статьей 14 Закона №851 установлено, что электронный документооборот осуществляется в соответствии с законодательством Украины или на основании договоров, определяющих взаимоотношения субъектов электронного документооборота. Использование электронного документа в гражданских отношениях осуществляется согласно общим требованиям совершения сделок, установленными гражданским законодательством.

В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" (далее – Закон №996), первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь обязательные реквизиты, определенные этим пунктом, в частности, должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления и личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

При этом, пунктом 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года №88, зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 5 июня 1995 г. под №168/704, установлено, что первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

В то же время, пунктом 3 Порядка применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 28 октября 2004 г. №1452, органы государственной власти применяют электронную цифровую подпись для совершения сделок с участием других юридических и физических лиц только при наличии у них усиленных сертификатов открытых ключей.

То есть, органы государственной фискальной службы Украины могут заключать договоры, определяющие их взаимоотношения в сфере электронного документооборота, в частности, признание электронной цифровой подписи налогоплательщиков или должностных лиц налогоплательщиков, только при условии использования ими усиленных сертификатов открытых ключей.

Пунктом 6 статьи 9 Закона №996 установлено, что, в случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации, предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.

В то же время, пунктом 85.2 статьи 85 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ) определено, что налогоплательщик обязан предоставить должностным (служебным) лицам контролирующих органов в полном объеме все документы, принадлежащие или связанные с предметом проверки. Такая обязанность возникает у налогоплательщика после начала проверки.

Кроме того, пунктом 85.8 статьи 85 НКУ установлено, что должностное (служебное) лицо контролирующего органа, проводящее проверку, в случаях, предусмотренных настоящим НКУ, вправе получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки. Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии).

Аналогично, пунктом 85.4 статьи 85 НКУ установлено, что при проведении проверок должностные лица контролирующего органа имеют право получать от налогоплательщиков надлежащим образом заверенные копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения , неуплате налогов, сборов (обязательных платежей), нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы.

Согласно статье 12 Закона №851 проверка целостности электронного документа проводится путем проверки электронной цифровой подписи.

Абзацем шестым статьи 7 Закона №851 определено, что копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, которое заверено в порядке, установленном законодательством.

Порядок заверения наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени, утвержден постановлением Кабинета министров Украины от 26 мая 2004 года № 680.

Учитывая изложенное, контрагенты могут осуществлять ведение в электронном виде документов по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (представление их в орган государственной фискальной службы, в частности, при проведении проверки) при условии соблюдения налогоплательщиком требований, определенных законодательством, а именно:

  • такие документы будут подписываться электронной цифровой подписью, усиленный сертификат которого предоставлено налогоплательщиком в орган государственной фискальной службы в соответствии с договором о признании электронных документов, заключенного с органом государственной фискальной службы;
  • при проведении проверок должностные лица органа государственной фискальной службы будут получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки.

Следует отметить, что пунктом 44.1 НКУ установлено, что для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными абзацем первым настоящего пункта.

То есть, невыполнение налогоплательщиком указанных в законодательстве требований к первичным документам и другим документам, связанным с исчислением и уплатой налогов и сборов, которые ведутся в электронном виде, необходимых для их признания контролирующими органами, является основанием для непризнания их подтверждающими документами такими органами.


Возврат к списку