Новини

Поетапний запуск 1С:ЕДО - безкоштовне включення модуля електронного документообігу до складу сервісу "1С:Звіт"

З 1 січня 2015 року всі платники ПДВ перейшли на електронний обмін податковими документами, позбувшись необхідності роздруковувати та видавати (надсилати поштою) паперові копії податкових документів своїм контрагентам. У сервісі "1С:Звіт" були своєчасно реалізовані реєстрація податкових документів в Єдиному реєстрі податкових накладних та обмін податковими документами з контрагентами. Підприємства (особливо ті, які мають великий документообіг) відразу відчули великі переваги електронного документообігу – економію часу та коштів.

З ростом популярності сервісу "1С:Звіт" до нас почали надходити побажання від користувачів і партнерів про реалізацію електронного обміну між контрагентами, а також завантаження та вивантаження у програми "1С:Підприємство" не тільки законодавчо затверджених податкових документів, а й інших первинних документів (рахунків, товарних накладних, актів виконаних робіт та ін.).

На початку 2016 року було анонсовано розробку нового сервісу електронного документообігу "1С:ЕДО" та його випуск до кінця 2016 року.

Цим листом повідомляємо користувачам і партнерам про завершення розробки модуля "1С:ЕДО" та поетапний запуск сервісу в експлуатацію.

Випуск і використання модуля документообігу

На першому етапі запуску сервісу "1С:ЕДО" в експлуатацію, який починається з 10 січня 2017 року, до складу сервісу "1С:Звіт" буде безкоштовно включено модуль електронного документообігу. Таким чином, всі користувачі сервісу "1С:Звіт", які мають діючу підписку на сервіс, безкоштовно отримають модуль електронного документообігу на термін підписки сервісу "1С:Звіт", але не більший, ніж дата закінчення першого етапу запуску сервісу "1С:ЕДО" (орієнтовно до 30 квітня 2017 року). Якщо у користувача "1С:Звіт" оформлено мережевий доступ, то й модуль електронного документообігу буде працювати у мережевому режимі.

Починаючи з релізу 01.00.263 до складу сервісу "1С:Звіт" буде включено модуль електронного документообігу, який дозволить обмінюватися з контрагентами первинними документами, такими як рахунок, товарна накладна, акт виконаних робіт. Таким чином, всі користувачі сервісу "1С:Звіт" зможуть отримувати рахунки/акти в електронному вигляді від таких компаній, як ПАТ "Укртелеком", ПрАТ "Київстар", підприємства водоканалу та ін. Обмін первинними документами можливий з контрагентами, які використовують "1С:Звіт", а також програми M.E.Doc і Сота.

У січні 2017 року у черговому релізы "1С:Бухгалтерії 8 для України" (редакція 1.2) буде додано інтеграцію з модулем електронного документообігу для автоматичного прямого завантаження/вивантаження рахунків. Надалі, список первинних документів доступних для завантаження/вивантаження і типових конфігурацій, в яких буде реалізовано обмін, буде доповнюватися.

На другому етапі запуску сервісу "1С:ЕДО" в експлуатацію, який планується розпочати з 1 травня 2017 року, електронний документообіг буде виділено в окремий модуль, який буде тісно інтегрований з типовими конфігураціями "1С:Підприємства" (версій 8 і 7.7). На цьому етапі безкоштовне використання сервісу електронного документообігу в сервісі "1С:Звіт" буде відключено, а сервіс "1С:ЕДО" стане платним. Користувачі "1С:Звіт", які придбають продукт "1С:ЕДО", отримають інтегровану систему електронної звітності та документообігу з єдиним інтерфейсом.

Перед початком роботи

Ознайомтесь з правовими аспектами використання електронного документообігу, які наведені у Додатку до поточного інформаційного листа.

Рекомендуємо користувачам додати у договори зі своїми контрагентами пункт про нову схему обміну первинними документами з таким формулюванням:

"Сторони погоджуються, що рахунки, акти і накладні за послуги або товари, які отримані за цим Договором, будуть надані виключно в електронному вигляді, складені відповідно до чинного законодавства про електронні документи, електронний документообіг і електронний цифровий підпис, із заповненням усіх обов'язкових реквізитів і накладанням електронного цифрового підпису уповноваженої особи та печатки".

Якщо договір був підписаний раніше, то рекомендується внести зазначені зміни, підписавши додаткову угоду.

Після оновлення сервісу "1С:Звіт" до релізу, який зазначений у розділі "Випуск і використання модуля документообігу", всі первинні електронні документи будуть зберігатися у "Реєстрі первинних документів". В цьому реєстрі можна створювати документи, сортувати, підписувати і відправляти контрагентам.

Можливості модуля електронного документообігу

  • пряма інтеграція (завантаження/вивантаження документів) з конфігураціями на платформі "1С:Підприємство" (версій 8 і 7.7) без необхідності використання проміжних файлів і додаткових обробок (з 01.05.2017 р.);
  • пакетна робота з документами;
  • підпис, шифрування та відправка документів контрагентам-користувачам, які використовують сервіс "1С:Звіт", а також програми M.E.Doc і Сота, за допомогою прямого або поштового з'єднання через транзитний сервер СДО (сервер документообігу);
  • робота з усіма основними акредитованими центрами сертифікації ключів електронно-цифрового підпису (АЦСК ЕЦП), в тому числі, з безкоштовними ключами ЕЦП від Державної фіскальної служби України.

Переваги модуля електронного документообігу

  • надійність та впевненість в автентичності документа – документ шифрується і підписується ЕЦП;
  • контроль процесу обміну електронними документами на всіх етапах – відображення статусів проходження електронного документа в інтерфейсі модуля;
  • економія коштів (папір, картриджі для принтера, поштові марки та конверти, послуги кур'єра, простір для архіву);
  • підвищення ефективності бізнес-процесів за рахунок скорочення часу на обмін документами;
  • простота та зручність у використанні – ви працюєте у звичному інтерфейсі сервісу "1С:Звіт".

Додаток

Правові аспекти використання електронного документообігу

Чинним законодавством України передбачено створення та обмін первинними документами в електронному вигляді. Оформлення таких документів регламентують такі законодавчі акти:

Закони України "Про електронні документи та електронний документообіг" (далі – Закон №851) та "Про електронний цифровий підпис" встановлюють основні організаційно-правові основи електронного документообігу, використання електронних документів, правовий статус електронного цифрового підпису і регулюють відносини у сфері використання електронного цифрового підпису.

Статтею 207 Цивільного кодексу України визначено, що "правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони". Використання електронного підпису при вчиненні правочинів допускається у випадках, встановлених законом.

Статтею 5 Закону №851 визначено, що електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Так, відповідно до статті 6 Закону №851, електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписанта електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Статтею 14 Закону №851 встановлено, що електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.

Відповідно до пункту 2 статті 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі – Закон №996), первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов'язкові реквізити, визначені цим пунктом, зокрема, посади осіб, які відповідальні за здійснення господарської операції і правильність її оформлення та особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

При цьому, пунктом 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року №88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 5 червня 1995 р. під № 168/704, встановлено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються в бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

У той же час, пунктом 3 Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. №1452, органи державної влади застосовують електронний цифровий підпис для вчинення угод за участю інших юридичних та фізичних осіб лише за наявності у них посилених сертифікатів відкритих ключів.

Тобто, органи ДФС України можуть укладати договори, що визначають їх взаємовідносини у сфері електронного документообігу, зокрема, визнання електронного цифрового підпису платників податків або посадових осіб платників податків, тільки за умови використання ними посилених сертифікатів відкритих ключів.

Пунктом 6 статті 9 Закону №996 встановлено, що, у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації, підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів в межах їх повноважень, передбачених законами.

У той же час, пунктом 85.2 статті 85 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) визначено, що платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки.

Крім того, пунктом 85.8 статті 85 ПКУ встановлено, що посадова (службова) особа контролюючого органу, що проводить перевірку, у випадках, передбачених цим ПКУ, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що відносяться до предмету перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).

Аналогічно, пунктом 85.4 статті 85 ПКУ встановлено, що при проведенні перевірок посадові особи контролюючого органу мають право отримувати від платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів (обов'язкових платежів), порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Згідно зі статтею 12 Закону №851 перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

В абзаці 6 статті 7 Закону №851 визначено, що копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Порядок засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 року № 680.

З огляду на викладене, контрагенти можуть здійснювати ведення в електронному вигляді документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів (подання їх до органу державної фіскальної служби, зокрема, при проведенні перевірки) за умови дотримання платником податків вимог, визначених законодавством, а саме:

  • такі документи будуть підписуватися електронним цифровим підписом, посилений сертифікат якого надано платником податків до органу державної фіскальної служби відповідно до договору про визнання електронних документів, укладеного з органом державної фіскальної служби;
  • при проведенні перевірок посадові особи органу державної фіскальної служби будуть отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що відносяться до предмету перевірки.

Слід зазначити, що пунктом 44.1 ПКУ встановлено, що для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.

Тобто, невиконання платником податків зазначених у законодавстві вимог до первинних документів та інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, які ведуться в електронному вигляді, необхідних для їх визнання контролюючими органами, є підставою для невизнання їх підтверджуючими документами такими органами.


Повернення до списку